Innovation soll Wissen aufbauen – nicht nur einzelne Projekte verändern
Innovationsprojekte erzeugen zahlreiche Erkenntnisse. Manche Ideen funktionieren, andere scheitern. Technische Annahmen werden bestätigt oder widerlegt. Nutzer reagieren anders als erwartet. Dienstleister zeigen neue Möglichkeiten oder Grenzen.
Wenn dieses Wissen ausschließlich in den Köpfen der Projektbeteiligten bleibt, beginnt das nächste Projekt wieder fast am gleichen Punkt.
Die bestehende Raumseite der FM-Werkstatt beschreibt bereits die Funktion, Dokumente, Projektergebnisse und sichtbare Fortschritte an einem gemeinsamen Ort zusammenzuführen. Dieses Prinzip sollte zu einem systematischen Wissensmanagement weiterentwickelt werden.
Lessons Learned sollten nicht erst am letzten Projekttag stattfinden.
Wichtige Erkenntnisse entstehen während des gesamten Prozesses.
Beispiele:
Datenqualität schlechter als erwartet,
Nutzergruppe anders zusammengesetzt,
Schnittstelle problematisch,
technische Annahme falsch,
Test besonders erfolgreich,
Entscheidungskriterium unzureichend.
Solche Erkenntnisse sollten fortlaufend dokumentiert werden.
Fakten und Interpretationen unterscheiden
Eine gute Lesson Learned beschreibt zunächst, was tatsächlich beobachtet wurde.
Danach folgt die Interpretation.
Beispiel:
Beobachtung: 40 Prozent der Testnutzer verwendeten die neue App nach vier Wochen nicht mehr.
Interpretation: Der Anmeldeprozess war möglicherweise zu aufwendig.
Diese Unterscheidung verhindert, dass Vermutungen später als gesicherte Fakten weitergegeben werden.
Erfolgsfaktoren ebenso dokumentieren wie Probleme
Lessons Learned werden häufig zu Fehlerlisten.
Dadurch geht wichtiges positives Wissen verloren.
Auch erfolgreiche Vorgehensweisen sollten dokumentiert werden:
Welche Workshopmethode funktionierte gut?
Welche Kommunikation erhöhte Akzeptanz?
Welche technische Schnittstelle war besonders einfach?
Welche Projektorganisation beschleunigte Entscheidungen?
Dieses Wissen ist unmittelbar wiederverwendbar.
Wissen auffindbar strukturieren
Eine lange Sammlung von Präsentationen ist noch kein Wissensmanagement.
Erkenntnisse sollten beispielsweise nach Themen kategorisiert werden:
Technik,
Organisation,
Nutzer,
IT,
Daten,
Vertrag,
Wirtschaftlichkeit,
Projektsteuerung.
Dadurch können spätere Projekte gezielt recherchieren.
Wiederverwendbare Standards ableiten
Wiederholen sich bestimmte Erkenntnisse, sollten daraus Standards entstehen.
Ein mehrfach erfolgreich eingesetztes Pilotformat kann zur Standardmethodik werden.
Eine regelmäßig problematische Schnittstelle kann künftig Teil einer verbindlichen Projektcheckliste sein.
Damit wird individuelles Projektwissen zu Organisationswissen.
Auch abgebrochene Projekte erhalten
Besonders wertvoll sind Erkenntnisse aus Innovationen, die bewusst beendet wurden.
Warum hat der Ansatz nicht funktioniert? Welche Annahme war falsch? Unter welchen anderen Bedingungen könnte er dennoch sinnvoll werden?
Ohne Dokumentation besteht die Gefahr, dieselbe Idee später erneut vollständig zu untersuchen.
Persönlichen Austausch erhalten
Nicht alles Wissen lässt sich sinnvoll dokumentieren.
Deshalb können kurze Erfahrungssessions, interne Präsentationen oder Communities of Practice ergänzend eingesetzt werden.
Die Werkstatt wird dadurch auch zum Ort des fachlichen Lernens.
Wissen regelmäßig bereinigen
Eine Wissensbasis darf nicht unbegrenzt wachsen.
Veraltete Erkenntnisse, überholte Technologieinformationen oder obsolete Standards sollten gekennzeichnet oder archiviert werden.
Aus Innovationsprojekten Organisationsfähigkeit entwickeln
Der eigentliche langfristige Wert einer Innovationswerkstatt besteht damit nicht nur in einzelnen umgesetzten Lösungen.
Er liegt auch darin, dass die Organisation mit jedem Projekt besser darin wird, Probleme zu verstehen, Innovationen zu bewerten und Veränderungen umzusetzen.
Lessons Learned schaffen den Übergang von Projektwissen zu dauerhaft verfügbarer FM-Kompetenz.
