Innovationsprojekte im Facility Management starten häufig mit einer bereits vorhandenen Idee: Eine neue Software soll eingeführt, Sensorik installiert, ein Prozess digitalisiert oder künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Damit besteht jedoch die Gefahr, dass die Organisation bereits über die Lösung diskutiert, bevor das eigentliche Problem ausreichend verstanden ist.
Die FM-Werkstatt sollte deshalb mit einem klaren Innovationsauftrag beginnen. Die bestehende Microsite beschreibt die Werkstatt bereits als Ort, an dem Abläufe, Produkte und Organisation zunächst untersucht und Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Diese Logik sollte zu einem verbindlichen methodischen Einstieg weiterentwickelt werden.
Innovationsauftrag und strukturierte Problemdefinition
Eine gute Problemdefinition beschreibt zunächst den heutigen Zustand.
Beispielsweise:
Störungen werden zu langsam bearbeitet.
Wartungsberichte sind unvollständig.
Flächen werden unzureichend genutzt.
Energieverbräuche sind nicht erklärbar.
Nutzer finden den richtigen Ansprechpartner nicht.
Ein Dienstleister erzeugt zu hohen Steuerungsaufwand.
Wichtig ist, Beobachtung und Interpretation zu trennen.
„Unser CAFM ist schlecht“ ist keine geeignete Problemdefinition. Präziser wäre beispielsweise: „Technische Mitarbeiter benötigen durchschnittlich mehrere Minuten, um relevante Bestandsinformationen zu einer Anlage zu finden.“
Damit wird das Problem untersuchbar.
Auswirkungen sichtbar machen
Nicht jedes Problem benötigt ein Innovationsprojekt.
Deshalb sollte anschließend geklärt werden, welche Folgen der heutige Zustand verursacht.
Mögliche Auswirkungen sind:
wirtschaftlich: zusätzliche Kosten oder Arbeitszeit,
betrieblich: Verzögerungen oder geringe Verfügbarkeit,
qualitativ: Fehler und Beschwerden,
organisatorisch: Schnittstellenprobleme,
strategisch: fehlende Zukunftsfähigkeit.
Damit lässt sich die tatsächliche Bedeutung des Problems beurteilen.
Ursachen nicht vorschnell festlegen
Die erste Erklärung ist nicht zwangsläufig die richtige.
Wenn Störungen lange Bearbeitungszeiten besitzen, kann dies an fehlendem Personal liegen. Ebenso möglich sind schlechte Priorisierung, unvollständige Tickets, unnötige Weiterleitungen oder fehlende Ersatzteile.
Die Werkstatt sollte deshalb zwischen Problem und vermuteter Ursache unterscheiden.
Erst eine Analyse entscheidet, welche Ursachen tatsächlich relevant sind.
Zielzustand formulieren
Nach der Problembeschreibung wird definiert, was sich verbessern soll.
Ein guter Zielzustand beschreibt möglichst eine Wirkung und nicht bereits eine technische Lösung.
Statt:
„Wir führen eine KI-Lösung ein“
besser:„Standardanfragen sollen schneller beantwortet und technische Fachkräfte von wiederkehrenden Routinefragen entlastet werden.“
Damit bleibt der Lösungsraum offen.
Rahmenbedingungen definieren
Jeder Innovationsauftrag besitzt Grenzen.
Dazu gehören beispielsweise:
Budget,
Projektzeit,
bestehende IT-Landschaft,
Datenschutz,
Betriebsrat,
technische Standards,
Personalressourcen,
laufende Verträge.
Diese Rahmenbedingungen sollten früh sichtbar sein, damit später keine Lösungen entwickelt werden, die praktisch nicht umsetzbar sind.
Erfolgskriterien bereits am Anfang festlegen
Schon vor der Ideenfindung sollte geklärt sein, woran eine Verbesserung später erkannt wird.
Dies können Kosten, Bearbeitungszeiten, Nutzerzufriedenheit, Energieverbrauch oder Fehlerraten sein.
Am Ende steht ein kompakter Innovationsauftrag:
Ausgangssituation → Problem → Auswirkung → Ziel → Rahmenbedingungen → Erfolgskriterien.
Damit verhindert die FM-Werkstatt, dass Innovation mit Technologiebegeisterung verwechselt wird. Sie beginnt stattdessen mit einem nachvollziehbaren betrieblichen Bedarf und schafft so die Grundlage dafür, später unterschiedliche Lösungen sachlich miteinander vergleichen zu können.
