Innovationsideen in wirtschaftlich belastbare Entscheidungen übersetzen
Innovationen im Facility Management müssen nicht ausschließlich Kosten reduzieren. Sie können Anlagenverfügbarkeit erhöhen, Risiken verringern, Nutzererlebnis verbessern, Energie sparen oder Personal entlasten.
Trotzdem benötigt eine größere Veränderung eine nachvollziehbare Entscheidung darüber, ob der erwartete Nutzen den erforderlichen Aufwand rechtfertigt.
Nutzenbewertung und Business Case für Innovationen
Ein Business Case sollte nicht ausschließlich direkte Kosteneinsparungen betrachten.
Geeignete Nutzenkategorien können sein:
wirtschaftlich: niedrigere Betriebskosten,
produktiv: weniger Arbeitsaufwand,
qualitativ: geringere Fehlerquote,
technisch: höhere Anlagenverfügbarkeit,
risikobezogen: geringere Ausfall- oder Compliance-Risiken,
ökologisch: geringerer Energie- oder Ressourcenverbrauch,
nutzerbezogen: höhere Servicequalität.
Ausgangszustand belastbar erfassen
Eine Einsparung kann nur sinnvoll berechnet werden, wenn bekannt ist, was heute tatsächlich aufgewendet wird.
Dazu können gehören:
Arbeitsstunden,
Dienstleisterkosten,
Energieverbrauch,
Störungsaufwand,
Fehlerkosten,
Ausfallzeiten.
Schätzungen sind zulässig, sollten jedoch als solche gekennzeichnet werden.
Vollständige Projektkosten berücksichtigen
Gerade Digitalisierungsvorhaben werden häufig nur mit Lizenz- oder Hardwarekosten bewertet.
Zusätzlich können entstehen:
Implementierung,
Schnittstellen,
Datenaufbereitung,
Schulung,
Change Management,
interner Projektaufwand,
Support,
laufende Administration.
Ein realistischer Business Case berücksichtigt diese Gesamtkosten.
Einmaligen und wiederkehrenden Nutzen unterscheiden
Ein Prozessbereinigungsprojekt kann einmalige Effekte erzeugen.
Automatisierung kann dagegen jährlich wiederkehrenden Aufwand reduzieren.
Diese Unterschiede sollten im Betrachtungszeitraum sichtbar bleiben.
Unsicherheit mit Szenarien behandeln
Innovationen besitzen naturgemäß höhere Unsicherheit als etablierte Prozesse.
Deshalb bietet sich eine Szenariobetrachtung an:
konservativ: geringere Wirkung,
realistisch: erwartete Wirkung,
optimistisch: hohe Wirkung.
So wird sichtbar, unter welchen Voraussetzungen das Projekt wirtschaftlich bleibt.
Nicht monetarisierbare Vorteile transparent darstellen
Nicht jeder Nutzen lässt sich seriös in Euro ausdrücken.
Beispielsweise:
bessere Compliance,
höhere Transparenz,
bessere Nutzererfahrung,
bessere Entscheidungsfähigkeit.
Diese Vorteile sollten nicht mit fragwürdigen Geldwerten versehen werden. Sie können separat dokumentiert und gewichtet werden.
Alternativen vergleichen
Ein Business Case sollte nicht nur die Frage beantworten, ob eine Idee besser ist als der Status quo.
Auch alternative Lösungswege können verglichen werden.
Möglicherweise erreicht eine kleine Prozessänderung 70 Prozent des Nutzens einer aufwendigen Softwarelösung.
Nach Umsetzung erneut prüfen
Der ursprüngliche Business Case sollte später mit realen Ergebnissen verglichen werden.
So lernt die Organisation, wie zuverlässig ihre Innovationsannahmen tatsächlich sind.
Wirtschaftlichkeit als Teil, nicht als Gegner von Innovation
Ein Business Case soll kreative Ideen nicht frühzeitig verhindern.
Er schafft vielmehr eine nachvollziehbare Grundlage dafür, warum eine Innovation Zeit, Budget und organisatorische Aufmerksamkeit verdient.
Damit kann die FM-Werkstatt Innovation von allgemeinen Zukunftsversprechen lösen und in eine konkrete betriebliche Entscheidung übersetzen: Was investieren wir, welche Wirkung erwarten wir und wie überprüfen wir später, ob diese Wirkung tatsächlich eingetreten ist?
