Kreative Zusammenarbeit braucht eine professionelle Prozessführung Die bestehende FM-Werkstatt versteht sich ausdrücklich als Ort für Zusammenarbeit, Verhandlungen, Entscheidungen und Organisationsentwicklung. Auch Moderations- und Feedbacktechniken werden auf der Seite zu den Entwicklungsphasen bereits als geeignete Werkzeuge genannt.
Damit diese Zusammenarbeit produktiv bleibt, benötigt sie eine professionelle Moderation.
Workshopmoderation und Entscheidungsdokumentation im FM Workshopziel vor Beginn festlegen Ein Workshop sollte ein konkretes Ergebnis anstreben.
„Über Digitalisierung sprechen“ ist kein ausreichendes Workshopziel.
Je genauer das Ergebnis definiert ist, desto besser lassen sich Teilnehmer und Methoden auswählen.
Teilnehmer passend zusammenstellen Zu große Gruppen reduzieren häufig die aktive Beteiligung.
Zu kleine oder einseitig besetzte Gruppen können wichtige Perspektiven übersehen.
Die Auswahl sollte sich deshalb am Ziel orientieren.
Eine technische Prozessanalyse benötigt möglicherweise andere Beteiligte als ein Nutzerworkshop.
Moderator und fachliche Entscheidung trennen Der Moderator sollte primär den Arbeitsprozess steuern.
Er muss nicht zugleich die fachlich stärkste Stimme im Raum sein.
Diese Trennung kann Diskussionen deutlich ausgewogener machen.
Unterschiedliche Meinungen sichtbar zulassen Innovationsworkshops verlieren Wert, wenn Teilnehmer lediglich versuchen, möglichst schnell Konsens herzustellen.
Abweichende Perspektiven können wichtige Risiken oder alternative Lösungen sichtbar machen.
Moderation sollte deshalb Dissens zunächst strukturieren, bevor eine Entscheidung verlangt wird.
Diskussion und Entscheidung unterscheiden Nicht jede besprochene Idee ist beschlossen.
Protokolle sollten klar zwischen verschiedenen Kategorien unterscheiden: Information,
Diskussionsstand,
Entscheidung,
offene Frage,
Maßnahme.
Dadurch entstehen später weniger Missverständnisse.
Entscheidungen mit Begründung dokumentieren Gerade bei länger laufenden Transformationsprojekten wechseln Beteiligte.
Ein einfaches „Variante B beschlossen“ hilft Monate später wenig.
Eine gute Entscheidungsdokumentation hält zusätzlich fest: welche Varianten bestanden,
welche Kriterien relevant waren,
warum entschieden wurde,
wer entschieden hat,
welche Bedingungen gelten.
So entsteht ein Decision Log.
Maßnahmen separat verfolgen Workshopprotokolle sind keine geeigneten Maßnahmenmanagementsysteme.
Beschlossene Aufgaben sollten deshalb in eine separate Maßnahmenliste übertragen werden: Aufgabe,
Verantwortlicher,
Termin,
Status.
Beim nächsten Termin wird der Stand überprüft.
Ergebnisse schnell bereitstellen Ein Workshop verliert Dynamik, wenn seine Ergebnisse erst Wochen später dokumentiert werden.
Wesentliche Beschlüsse und Aufgaben sollten möglichst zeitnah verfügbar sein.
Digitale Whiteboards und Kollaborationsplattformen können dabei unterstützen.
Aus Gesprächszeit produktive Projektzeit machen Professionelle Moderation bedeutet nicht, Diskussionen künstlich zu formalisieren.
Sie sorgt dafür, dass unterschiedliche Perspektiven tatsächlich genutzt werden und aus einem Treffen ein greifbares Ergebnis entsteht.
Die FM-Werkstatt sollte deshalb jeden Workshop nach derselben Grundfrage beurteilen: Was wissen, entscheiden oder tun wir nach diesem Termin besser als vorher?
Wenn darauf eine klare Antwort existiert, wird gemeinsames Arbeiten zum echten Fortschritt im Innovationsprozess.
